一、什么是正规的Word文档格式？
正规的Word文档格式通常指符合行业或组织标准的排版方式，常用于公文、报告、合同、论文等正式场合。其核心目标是确保文档清晰、易读、结构严谨，并体现专业性。
在中国大陆，政府机关和企事业单位普遍遵循《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准。
二、常用字体规范
选择合适的字体是文档专业性的基础。以下是常见场景的字体建议：
- 正文推荐字体：中文首选“仿宋_GB2312”或“宋体”，英文推荐“Times New Roman”。
- 标题字体：一级标题使用“黑体”，二三级标题可使用“楷体_GB2312”或加粗宋体。
- 字号设置：正文一般使用小四号（12pt）或四号字（14pt），标题根据层级递增，如一号、二号等。
提示：避免使用过于花哨的字体（如艺术字、手写体）于正式文档中。确保所有设备能正常显示所用字体，必要时嵌入字体或使用通用字体。
三、段落与页面设置
- 页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm（适用于公文）。
- 行距：一般设置为固定值28磅或1.5倍行距。
- 段落缩进：首行缩进2字符，段前段后间距可根据需要调整（如0.5行）。
- 对齐方式：正文两端对齐，标题居中或左对齐。
四、文档结构要素
一份完整的正规文档通常包含以下部分：
- 标题（居中，二号小标宋体）
- 发文字号（如“国发〔2025〕1号”）
- 正文内容（分章节，结构清晰）
- 附件说明（如有）
- 落款单位与日期（右对齐）
- 印章（电子或打印后加盖）
五、实用技巧
使用Word的“样式”功能统一管理标题、正文等格式，便于批量修改和生成目录。善用“导航窗格”查看文档结构，确保逻辑清晰。
保存时建议使用.docx格式，必要时可另存为PDF以防止格式错乱。