在党政机关、企事业单位工作中，规范的公文格式是体现专业性和严肃性的重要标志。Microsoft Word作为最常用的办公软件，其公文格式设置至关重要。本文将详细介绍标准公文格式的各项要求及具体操作方法。
一、公文格式基本规范
根据《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准，公文格式主要包括以下几个部分：
- 版头（份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等）
- 主体（标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等）
- 版记（抄送机关、印发机关和印发日期等）
二、页面设置规范
1. 页边距设置
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
Word操作步骤：【布局】→【页边距】→【自定义边距】→ 设置上边距3.7厘米，下边距3.5厘米，左边距2.8厘米，右边距2.6厘米。
2. 纸张大小
采用国际标准A4型纸张（210mm×297mm）。
Word操作步骤：【布局】→【纸张大小】→ 选择A4。
3. 版式设置
公文一般采用双面印刷，左侧装订。
Word操作步骤：【布局】→【版式】→ 设置页眉页脚距离为1.5厘米，奇偶页不同（如需双面打印）。
三、字体与字号规范
1. 正文部分
- 正文文字：使用3号仿宋体字
- 标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置
- 主送机关：3号仿宋体字，顶格编排
- 成文日期：使用阿拉伯数字，3号仿宋体字，右空四字编排
2. 字体设置方法
Word操作步骤：选中文字 → 【开始】→ 在字体工具栏中选择相应字体和字号。
四、段落与行距设置
1. 行距要求
正文一般每面排22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。
Word操作步骤：选中正文 → 【开始】→ 【段落】→ 行距选择"固定值"，设置值为28磅。
2. 段落间距
- 段前、段后间距一般为0
- 标题与正文之间空一行
- 正文段落间不空行，首行缩进2字符
Word操作步骤：【段落】→ 特殊格式选择"首行缩进"，度量值为2字符。
五、页码设置规范
公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。
Word操作步骤：
- 【插入】→【页码】→【页面底端】→【普通数字2】（右对齐）
- 双击页脚进入编辑，选中页码，设置字体为宋体，字号为小四（12磅）
- 在数字前后分别插入短横线"-"，调整位置
- 设置奇偶页不同，双页码左对齐，单页码右对齐
六、常用公文要素设置
1. 标题排版
标题一般用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。
2. 发文字号
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如"国发〔2023〕1号"。用3号仿宋体，居中排布。
3. 印章加盖
印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。印章用红色。