正规Word文档格式标准与排版规范指南

什么是正规Word文档格式？

正规Word文档格式是指遵循国家或行业标准的文档排版规范，常见于政府公文、企业报告、学术论文、合同协议等正式场合。统一的格式不仅体现专业性，也便于信息传递和归档管理。

在中国，党政机关公文格式有明确的国家标准（GB/T 9704-2012），而企业与学术机构也有各自的排版要求。

基本页面设置

• 纸张大小：A4（21cm × 29.7cm）
• 页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm（公文标准）
• 页眉页脚：页眉距边界1.5cm，页脚距边界1.75cm
• 装订线：左侧预留0.5cm（如需装订）

字体与段落规范

• 正文字体：中文推荐使用仿宋_GB2312 或 宋体，英文使用 Times New Roman
• 字号：正文一般为小四号（12pt）或四号（14pt）
• 行距：固定值28磅 或 1.5倍行距
• 段落缩进：首行缩进2字符
• 对齐方式：两端对齐

标题层级应清晰，一级标题用黑体，二级用楷体，三级及以下可用仿宋加粗。

标题与编号体系

正规文档应建立清晰的标题层级，常用结构如下：

• 一、一级标题（居中，黑体三号）
• （二）二级标题（顶格，楷体小三）
• 1. 三级标题（顶格，仿宋_GB2312 加粗）
• （1）四级标题（接排，仿宋_GB2312）

避免跳级使用标题，保持逻辑连贯。

页码与页眉设置

页码通常位于页面底端居中或外侧，使用阿拉伯数字（如“- 1 -”）。

页眉可包含单位名称、文件标题或保密等级等信息，字体一般小于正文（如小五号）。

实用技巧与注意事项

• 使用“样式”功能统一格式，避免手动调整
• 插入分页符控制章节起始位置
• 表格与图片应有编号和标题（如“表1-1”、“图2-3”）
• 避免全文使用粗体或斜体，重点内容可加下划线或高亮
• 最终文档建议另存为PDF格式以防止格式错乱