在日常办公中，我们经常需要对Word文档进行审阅、协作修改。使用Word的批注和修订功能，可以让多人协作更加高效、清晰。本文将详细介绍如何在Word文档中添加批注和进行修改。
一、什么是批注和修订？
批注（Comments）：用于在文档中添加注释、建议或问题，不会改变原文内容，通常以侧边栏形式显示。
修订（Track Changes）：开启后，所有对文档的修改（如增删文字、格式调整）都会被标记出来，便于查看和接受/拒绝更改。
二、如何添加批注
步骤1：选中要批注的文字
用鼠标选中你想要添加批注的文本内容。
步骤2：插入批注
在Word菜单栏中点击“审阅”选项卡，然后点击“新建批注”按钮。
步骤3：输入批注内容
在右侧出现的批注框中输入你的意见或建议，如“此处需要补充数据”或“建议修改措辞”。
图1：Word中的批注功能界面
三、如何使用修订功能
步骤1：开启修订模式
点击“审阅”选项卡，然后点击“修订”按钮，使其变为高亮状态，表示已开启修订模式。
步骤2：进行文档修改
在修订模式下，任何对文档的修改都会被自动标记：
- 删除的文字会显示删除线
- 新增的文字会带下划线并标色
- 格式更改也会被记录
步骤3：查看和处理修订
文档作者可以点击“接受”或“拒绝”来决定是否保留修改。
四、实用技巧与注意事项
提示：在多人协作时，建议先开启“修订”模式，再进行修改，避免直接覆盖原文。
- 批注和修订不会影响打印内容（可设置打印选项）
- 可以回复批注，形成对话式沟通
- 修订记录会保留作者信息和时间戳
- 完成审阅后，可选择“接受所有更改”并关闭修订模式
五、总结
熟练掌握Word的批注和修订功能，是高效办公和团队协作的重要技能。无论是学生论文修改、工作报告审阅，还是合同文件校对，这些功能都能显著提升沟通效率和文档质量。
建议在实际工作中多加练习，逐步掌握高级用法，如比较文档、合并修订等。